UNIVERSITAS CIPUTRA ENTREPRENEURSHIP ONLINE (UCEO): JR#5# 5R BUDAYA KERJA JEPANG,SEDERHANA TAPI MENGENA.

Asyiknya Liburan...............

Setelah liburan beberapa hari karena padatnya kegiatan persiapan menghadapi Imlek, Pagi hari 15 Februari tugas minggu 5 sudah di umumkan oleh bapak Dosen kami Nur Agustinus,dengan batas waktu sampai akhir februari.Mungkin tau kami para mahasiswi dan mahasiswanya lagi sibuk berimlek ria dan berburu laisi jadi agak lama waktu pengerjaannya dibanding tugas-tugas sebelumnya.Ya,libur Imlek di Hongkong 4 hari berturut-turut,tak terkecuali bagi para pembantu rumah tangga semuanya libur.Sebab itu sudah ada dalam peraturan pemerintah Hongkong.Jadi inilah keuntungan apabila bekerja di Hongkong, sambil bekerjapun bisa berorganisasi, sekolah bahkan kuliah menambah persiapan dan kualitas dirinya untuk terjun ke masyarakat.Entah itu lewat distance learning seperti UCDE ini ataupun tidak.

Budaya berasal dari bahasa sanskerta yaitu Buddayah yang merupakan bentuk jamak dari buddhi (budi dan akal) diartikan sebagai hal-hal yang berkaitan dengan budi dan akal manusia.Sedang menurut pengertiannya Budaya adalah suatu cara hidup yang berkembang dan dimiliki bersama oleh sebuah kelompok orang/negara dan diwariskan dari generasi ke generasi.Materi minggu 5 mengenai OPERASIONAL yang didalamnya membahas juga mengenai manajemen operasional dan budaya Jepang yang dikenal dengan dengan budayanya yang ulet dan pekerja keras yang biasa disebut dengan 5S(di Jepang) dan Di Indonesia dikenal dengan 5R.

MANAJEMEN OPERASIONAL adalah studi tentang pengambilan fungsi bisnis operasi sehingga bisa menjalankan bisnis dengan efisiensi namun dalam memenuhi keinginan pelanggan.Dengan tujuan meningkatkan efisiensi dan kinerja bisnis yang lebih baik,mengurangi biaya dan mengelola resiko.Sedangkan sasaran manajemen operasinya meliputi Biaya (biaya tenaga kerja,modal dan biaya operasi tahunan),Kualitas produk /jasa yang harus dijaga demi kepuasan pelanggan,Penyerahan yang mengacu pada kemampuan operasi untuk memenuhi permintaan penyerahan produk/jasa pada pelanggan secara konsisten dan sasaran yang terakhir adalah fleksilitas (reaksi yang cepat terhadap perubahan volume dan memperkenalkan produk).
Tiga hal utama dalam manajemen operasional yaitu Input-Proses-Output.Input terdiri dari material,informasi,pelanggan,fasilitas dan manusia.Untuk menjadi output dalam bentuk produk dan jasa yang bisa memuaskan pelanggan,juga perlu menerapkan strategi operasi yang didesain dengan tepat,dikembangkan melalui proses perencanaan dan kontrol yang baik.Manajemen operasi meliputi bisnis proses keuangan dan teknologi.Dalam manajemen operasi juga penting memperhatikan kualitas(Quality) artinya Do not accept bad product (Tidak menerima produk yang buruk),Do not make bad product (Tidak membuat produk yang buruk),Do not deliver bad product (Tidak menyediakan produk yang buruk).Salah satu bagian dalam manajemen operasi yaitu Just In Time yaitu persediaan tidak over stick/over supply yang bertujuan untuk menghilangkan waste/sesuatu yang sia-sia,boros dan tidak berguna.

Takashi Osada seorang direktur institut of productive di nagoya jepang yang menerbitkan buku yang kurang lebih memaparkan sedikit konsep apa itu budaya 5S/5R.Landasan filosofis 5S pada mulanya dirancang untuk menghilangkan pemborosan sehingga tercipta utilitas tinggi yang menopang tingginya produktivitas,efisien dan efektif sudah pasti tercipta.Beberapa istilah Jepang dalam dunia kerja yang selama ini dikenal yang berkaitan dengan 5R yaitu Kaizen (Penyempurnaan berkesinambungan dengan proses yang sedikit demi sedikit/Continuos Improvement),Sistem Kanban hingga konsep ideal Zero Inventory yang menciptakan Just In Time.

BUDAYA 5S/5R
1.Seiri/Ringkas
Artinya Pemilahan.Seorang profesor dari Universitas Kyoto,Yuji Aida mendefinisikan sebagai seni membuang.Kenapa?Dengan adanya pemilahan maka barang-barang yang tadinya tidak terpakai akan terdefinisi.Prinsip kerja ini merupakan prinsip kerja pemilahan barang.

Beberapa Hal yang menjadi pertimbangan dalam meringkas antara lain:
1.Frekuensi pekerjaan barang( jarang,sering,selalu).
2.Fungsi kerja barang(Rusak,perlu perbaikan,bagus).

Keuntungan dalam melakukan Fase ini:
1.Area kerja jadi lebih luas & banyak space yang bisa dimanfaatkan,bila pake space sewa tentu bisa mengurangi biaya tersebut.
2.Mengurangi jumlah penggunaan media penyimpanan dan media handling.

After

Before

Contohnya:Dalam kegiatan sehari-hari misal sampah rumah tangga,seperti gambar meja belajar yang seringkali kupakai ini.Kadang banyak sekali kertas-kertas yang perlu dipilah mana yang masih perlu ataupun kertas yang berisi sekedar corat-coret saat lagi bete,hehe kan betenya dituangkan dikertas.Baik punya bos/punya saya sendiri.Sehingga setelah dipilah-pilah akan tercipta kembali keadaan yang tertata dan tidak semrawut serta banyak tempat yang masih bisa digunakan untuk yang lain.

2.Seiton/Rapi
Artinya penataan.Setelah barang diringkas selanjutnya barang tersebut dirapikan sesuai tempat penyimpanan dan juga standar penyimpanan.Proses merapikan ini dapat dikerjakan sesuai dengan penyimpanan yang dilakukan.Misalkan barang disimpan berdasarkan jenis materialnya,maka barang tersebut juga harus dirapikan menurut jenis materialnya.

Yang diperoleh dari prinsip kedua ini adalah:
1.Mempermudah pencarian barang,karena sudah terletak pada tempatnya.
2.Mempermudah stok acounting karena barang sudah dirapikan sesuai standar penyimpanannya.
3.Kondisi kerja akan terlihat jauh lebih rapi dan sedap dipandang mata.

Contohnya:
1.Memberi label barang pada waktu seorang sekretaris menata inventaris kantor.

Setelah ditata sesuai jenisnya.

Sebelum ditata sesuai jenisnya.

2.Dalam bekerja saya berusaha melakukan tindakan rapi ini,sebab sebetulnya di Hongkong 5R ini sudah diterapkan dalam kehidupan sehari-hari.Misal dalam hal ini saya tidak memberi label,tapi memberi sekat/pembatas (warna hitam) diantara buku-buku yang ada di rak-rak ini sesuai jenisnya entah itu novel,pelajaran/jenis buku-buku yang lain.Sehingga semua itu menjadikan mudah dalam mencari dan segera menemukan barang yang dia cari.

3.Seiso/Resik
Artinya Pembersihan.Baik barang maupun lingkungan.Contoh keadaan yang bisa disebut sebagai resik antara lain:1.Tidak ada jaring laba-laba diruang kerja.
2.Tidak ada coretan-coretan yang tidak perlu.

3.Meja kerja bebas dari debu.
4.Forklift berada dalam kondisi bersih.Terutama dari oli mesin/debu.

Keuntungan dari penerapan R yang ketiga ini yaitu:
1.Lingkungan kerja jauh lebih bersih.
2.Meningkatkan mood untuk bekerja karena lingkungan lebih bersih.
3.Kualitas barang akan lebih bagus karena tidak kotor terutama barang yang sensitif terhadap kotoran seperti gear,seal dan bracket.
4.Meningkatkan image perusahaan dimata orang lain.

Contoh rak di toko ritel yang tidak menerapkan "SEISO

Namun begitu membersihkan juga berarti memeriksa.
Contohnya :Seorang pekerja gudang logistik finished goods yang sedang beres-beres membersihkan sampah ketika Loading dan Unloading maka,para pekerja tersebut juga harus mengecek/memeriksa jangan sampai barang yang seharusnya masuk gudang secara tidak sengaja terbuang dengan percuma karena bersih-bersih tadi.

Toko ritel yang terawat dengan baik.Kinclong !!

4.Seiketsu/Rawat.
Artinya pemantapan.Prinsip kerja ini berawal dari pemeliharaan dan pengendalian.Dengan adanya pemeliharan yang berkelanjutan & diiringi kontrol/kendali sikap kerja,maka seorang pekerja akan mantap dalam bekerja.Dan dimaksudkan agar masing-masing individu dapat menerapkan secara kontinue ketiga prinsip sebelumnya.Dalam fase ini diperlukan pengawasan terhadap 3R sebelumnya.Salah satunya dengan membuat checlist terhadap pekerjaan yang telah dilakukan terkait dengan 3R sebelumnya.
Keuntungan menerapkan fase ini yaitu akan membuat lingkungan selalu terjaga dalam kondisi 3R secara terus menerus.

5.Shiketsu/Rajin
Artinya pembiasaan.Praktek pembelajaran yang paling baik dalam bekerja adalah "Learning By Doing".Dalam hal ini akan tercipta bukan hanya setelah kemantapan tetapi setelah dilakukan berulang kali dengan adanya pembiasaan tadi.
Fase yang terakhir ini lebih mengarah pada membangun kesadaran masing-masing individu untuk secara konsisten menjalankan 4R sebelumnya.Diharapkan secara disiplin .Bekerja dan menjalankan prinsipnya tanpa diawasi.

Contoh hal-hal yang menunjukan kalau seseorang telah berada dilevel ini:
1.Membuang sampah pada tempatnya.

Seringkali karena sudah terbiasa,ketika sehabis menggunkan tissue dan tidak menemukan tempat sampah saat itu maka seringkali pula tissue tersebut kencang dalam genggaman tangan sampai menemukan tempat sampah karena memang sudah terbiasa.Kebiasaan ini terbawa saat saya cuti pulang ke Indonesia tahun lalu ,namun saya kaget ketika naik bus ke Surabaya (Wonokromo waktu itu) orang-orang yang makan di Bis tersebut sampahnya pada dibuang di bawah tempat duduknya di bis itu.Membuat ndak nyaman banget suasana di bis.Hmm...sikap dan kebiasaan yang perlu di ubah.

2.Tidak meludah sembarang tempat.
3.Memungut sampah yang berceceran tanpa diperintah.
4.Piket kebersihan tanpa dikomando.
5.Bekerja tanpa harus diperintah dan diawasi si bos.

Manfaat penerapan 5R
1.Meningkatkan image perusahaan.
2.Peningkatan sense of belonging karyawan.
3.Efisiensi
4.Mengurangi waste.
5.Tempat kerja lebih luas.
6.Peralatan multi fungsi untuk semua.
7.Penentuan lokasi dari barang-barang yang dibutuhkan.
8.Tempat kerja lebih bersih dan lingkungan lebih cerah.
9.Pemantapan karyawan melalui tanggung jawab/rasa memiliki.
10.Keterbukaan informasi.

Cara agar 5R dapat berjalan:
1.segalanya harus mulai dari atas.Pihak owner dan manajemen harus giat untuk menggalakan budaya ini.
2.Melakukan kampanye 5R,dengan memasang poster dan slogan misalkan.
3.Breakdwon tiap bagian/tim dalam perusahaan untuk membuat pola kerja terkait 5R.
4.Memantau pelaksanaan program kerja masing-masing bagian yang telah dibuat.
5.Jika perlu adakan kompetisi 5R antar bagian

haha biar tambah semangat.Dengan sedikit rangsangan bonus/hadiah.

5R merupakan budaya kerja.Dan lebih baik ini muncul dari dalam diri sendiri tanpa paksaan/iming-iming hadiah.Sebab seorang entrepreneur harus bisa selalu memacu dirinya sendiri "Push to the next level" dan Tidak pernah berhenti disatu titik.Mencipta kerja dan mengolah secara inovatif dirinya sendiri,kekayaan alam dan kebudayaan yang melimpah dan sehingga menjadi solusinya.

Kejadian lucu saat mengedit tulisan di blog ini,tiba-tiba bosku lari kearahku sambil tertawa ngakak memegang perutnya.Setelah sampai dihadapanku masih juga terpingkal-pingkal sambil menunjukan majalah bulanan Reader Digest dan berkata "Si,Dhaiha li ko kao ,ho yi ca je woo.yao hok ye woo /(Si panggilannya untukku) lihat anjing ini bisa nyetir mobil,ada sekolahnya juga".Oh ...ternyata dia menunjukan pada saya bahwa sekarang Anjingpun diajari menyetir mobil,hehehe....pantes sampai kepingkal-pingkal dan di sarankan untuk lihat di drivingdogs.co.nz.Namun bukan anjingnya yang berkesan dihatiku,tapi kata-katanya si bos"Anjing saja terus mau belajar,harusnya kita sebagai manusia jangan mudah puas dengan apa yang saat ini kita capai.Belajar pada kehidupan".Tapi bagaimanapun itu adalah inspirasiku malam ini,hehe mosok anjing diajari nyetir,aku saja belum bisa menyetir.Tiap minggu hanya mencucinya saja.Mau balapan sama anjing??? Tanya si bos kemudian,masak kalah ma anjing ,ayo kamu yang masih muda serius belajar !!